Comment obtenir les documents nécessaires à l'inscription à SIMPA

Une histoire SIMPA

SIMPA (Système d'Information Multi-services des Partenaires Associatifs) permet de réaliser les démarches des associations avec la Ville de Paris ou les mairies d'arrondissement directement en ligne.
Pour inscrire notre association à SIMPA, nous avons rencontré un problème dû à l'ancienneté de notre association : il fallait fournir un récépissé de la déclaration originelle de l'association à la Préfecture de Police de Paris et sa publication au Journal Officiel et les enregistrer sur le site.
Ces informations sont indispensables : tant qu'elles ne sont pas fournies, lors de la connexion au site SIMPA on reçoit un message explicite :

Attention il apparait que les informations que vous avez communiquées sont incomplètes. Pour bénéficier de tous les services proposés par SIMPA, veuillez compléter les informations suivantes :  Documents manquants : - Premier récépissé de déclaration en Préfecture - Première parution au Journal Officiel

Nous avons demandé de l'aide pour savoir COMMENT obtenir ces documents, mais le service d'aide SIMPA nous a répondu "qu'il nous appartenait" de retrouver ces documents.

Nous y sommes finalement parvenus, mais compte tenu des difficultés que nous avons rencontrées, nous avons décidé de publier cette expérience sur Internet pour servir éventuellement de guide à d'autres associations rencontrant les mêmes problèmes.

  1. Contact avec la Préfecture de Police de Paris

    Le 3 juin après midi :
    • Nous avons appelé la Préfecture de Police au 0 821 36 19 01
      Sur demande du répondeur, choisir "*" puis "4"
    • Ceci nous a permis de parler avec un interlocuteur à qui nous avons indiqué le numéro de l'association à la Préfecture de Police.
    • Grâce à cette information, il est parvenu très rapidement à retrouver la date de déclaration originelle, qui dans notre cas était le 18 décembre 1962, ce dont nous n'avions aucune idée, plus de 50 ans plus tard.
    • Cette personne nous a demandé d'adresser un courrier à :
      Préfecture de Police de Paris
      Bureau des Associations
      9 boulevard du Palais
      75195 Paris CEDEX 04
      en précisant que nous désirions un duplicata du récépissé de déclaration de l'association en date du 18/12/1962, ce que nous avons fait immédiatement par courrier.
    Le 17 juin :
    Ne voyant aucune réponse nous parvenir, nous avons recontacté la Préfecture de Police.
    Après plusieurs essais d'appels téléphoniques, nous avons fini par obtenir un interlocuteur qui n'a pas trouvé trace de notre demande.
    Craignant qu'une nouvelle lettre subisse le même sort que la précédente, nous avons fini par obtenir l'adresse courriel à laquelle nous avons réitéré notre demande. Il s'agit de prefpol.dpg-4eb-associations@interieur.gouv.fr
    Pas facile d'épeler une telle adresse au téléphone ! Il nous a fallu bien entendu plusieurs essais avant de pouvoir mettre l'adresse correcte en destinataire de notre message, parti à 16h16.
    Le 19 juin :
    En réponse à ce message, un courriel émis le 19 juin à 10h32 nous signalait que ... notre courrier postal du 3 juin avait bien été reçu le 7 juin et que notre demande "sera traitée dans les plus brefs délais".
    Le 6 août :
    N'ayant toujours aucune réponse ni par courrier, ni par courriel, nous avons envoyé à 12h06 un nouveau courriel à la Préfecture de Police.
    Le 7 août :
    Un courriel daté de 9h03 nous indique que le duplicata est prêt.
    Il nous est proposé de venir le retirer à la section des associations, 12 quai de Gesvres, entre 9h00 et 16h30 pour éviter les délais postaux.
    Nous répondons à 10h30 que nous irons chercher le document dans l'après midi, et nous recevons à 10h32 un message :
    "Je transmets immédiatement votre message aux hôtesses d'accueil."
    Le 7 août à 14h30 :
    En arrivant au 12 quai de Gesvres, nous passons sous un portique de sécurité, et on nous demande à quel service nous voulons nous adresser.
    Sur la réponse "au service des associations" on nous répond que ce service est fermé depuis 13h.
    Nous montrons alors la copie du courriel et on nous envoie vers les hôtesses d'accueil.
    Celles-ci ont bien une copie du courriel reçu à 10h32 et nous remettent... cette copie.
    Devant notre réaction incrédule, l'une des hôtesse se rend dans les services et revient avec une charmante personne qui nous remet le précieux document.
    Nous demandons s'il n'est pas nécessaire de signer un reçu, notre interlocutrice répond avec humour : "ce n'est pas la peine, mais si vous ne l'aviez pas proposé je vous l'aurais peut-être demandé."

  2. Contact avec le Journal Officiel

    Le 3 juin :
    • Il faut en fait contacter la Direction de l'information légale et administrative (DILA), le service compétent pour les association a pour numéro de téléphone le 01 40 15 72 72
    • La personne qui nous a répondu a demandé d'adresser une demande par courrier à :
      Centre de documentation
      29 quai Voltaire
      75007 Paris
      ou d'envoyer un courriel à centre-doc@dila.gouv.fr
    • Nous avons utilisé le courriel, en précisant les informations dont nous disposions, en particulier le nom originel de l'association et la date du 18 décembre 1962 communiquée par la Préfecture de Police
    • Cette demande a été envoyée à 15h45, nous avons reçu un accusé de réception à 16h01, et un courriel contenant en pièce jointe un document pdf de la page correspondante du Journal Officiel du 30 décembre 1962 à 18h28.